1. Bir devir tarihi belirleyin
Excel’i kapatacağınız günün sonunda stok sayımını ve cari bakiyeleri aynı tarih itibarıyla hazırlayın. Örneğin cuma akşamı sayımı bitiriyorsanız, o günün satış ve tahsilatlarını eski kayıtlarınıza işleyin. Ertesi iş günü yeni satışları VerimVet’te açın. Arada bir işlem olursa hangi kayda işlendiğini not edin.
Ürün listenizin ve cari tablonuzun birer kopyasını arşivleyin. Aktarım için hazırladığınız çalışma dosyasında ürün kodları, miktarlar ve açık bakiyeler üzerinde çalışın. Eski kayıtlara gerektiğinde bu arşivden dönebilirsiniz. Aynı müşteri adına açılmış iki satır varsa tutarları birleştirmeden önce hangisinin güncel olduğunu kontrol edin.
2. Stok listesini VerimVet şablonuna taşıyın
Ürün aktarım ekranında Şablonu İndir seçeneğini kullanın. Barkod, ürün adı ve satış fiyatını doldurun. Her ürün için önce stok birimini belirleyin. Sayımdaki miktarı Açılış Stok sütununa o birimle yazın. Örneğin birimi tablet olan kartta her biri 10 tablet içeren 4 kutu toplam 40 tablet eder.
| Barkod | Ürün adı | Birim | Açılış stok | Lot no |
|---|---|---|---|---|
| 8690000000001 | Örnek mama 1 kg | adet | 25 | MAMA-A |
| 8690000000002 | Örnek sarf ürünü | tablet | 40 | SARF-A |
Barkod sütununu Excel’de metin biçiminde tutun. Böylece başında sıfır olan kodlar korunur. Aynı üründen iki lot varsa miktarları lot bazında ayırın. Örneğin 25 adet mamanın 10’u bir lotta, 15’i başka bir lottaysa her lotun miktarını ve varsa son kullanma tarihini ayrı kaydedin. İlk partiyi Excel’le yükleyip diğer partiyi aynı kartın Stok Girişi ekranından eklemek, ilk aktarımda takibi kolaylaştırır. VerimVet stok takibi
3. Ön kontrolü okuyun ve küçük bir aktarım yapın
Birden fazla depo kullanıyorsanız dosyayı açmadan önce ilgili depoyu seçin. Dosyayı yüklediğinizde VerimVet yeni ve güncellenecek kartları, atlanan satırları ve varsa hataları gösterir. Önce birkaç ürünle deneyin. Var olan ürünleri güncelle işaretliyse aynı barkod mevcut kartı günceller. Pozitif açılış miktarı stok girişi olarak eklenir. Bu yüzden fiyat güncelleme dosyasına önceki açılış stoklarını taşımayın.
Aktarımı tamamladıktan sonra sonuç ekranını saklayın. Bir satır hata verdiğinde diğer satırlar kaydedilmiş olabilir. Hata listesindeki satırları ayırıp düzeltin ve tekrar yalnızca onları yükleyin. Birkaç ürün kartını açarak miktarı, birimi ve lotu sayım listenizle karşılaştırın. Özellikle açılış miktarı olan dosyaları yeniden yüklemeden önce ilk aktarımın sonucunu inceleyin.
4. Carileri açın ve açık alacakları kaydedin
Cari tablonuzda müşteri veya işletme adını, iletişim bilgisini ve devir tarihindeki açık alacağı yan yana hazırlayın. Örneğin bir işletmenin 5.800 TL’lik geçmiş borcundan 2.000 TL tahsil edilmişse yeni cari kartın açılış bakiyesi 3.800 TL olur. VerimVet bu tutarı cari geçmişinde Açılış bakiyesi (devir) işlemi olarak gösterir. Geçmiş satış ve tahsilat belgelerini arşivde tutun.
İlk birkaç cariyi kaydettikten sonra açık bakiye toplamını eski listenizle karşılaştırın. Yeni dönemin ilk tahsilatını ilgili cariye işlediğinizde bakiyenin doğru azaldığını kontrol edin. Tedarikçilere ödenecek borçları ve müşteri avanslarını devir listenizde ayrı işaretleyin. Müşteri açılış bakiyesi alanı pozitif açık alacak içindir. VerimVet ön muhasebe
Örneğin devir listesindeki iki carinin bakiyesi 3.800 TL ve 1.200 TL ise başlangıçtaki açık alacak toplamı 5.000 TL’dir. İlk cariden yeni dönemde 500 TL tahsil edildiğinde o kartın bakiyesi 3.300 TL’ye, iki kartın toplamı 4.500 TL’ye iner. Eşleşme sağlanırsa diğer carilere geçin.
Aktarım bittiğinde hangi kayıtlar kontrol edilmeli?
- Birimi adet olan bir üründe miktarı fiziksel sayımla karşılaştırın.
- Parçalı takip edilen bir üründe stok birimini ve miktarını kontrol edin.
- İki lotlu bir üründe her partinin miktarını ve tarihini doğrulayın.
- Açık alacağı olan bir caride devir işlemini ve ilk tahsilatı inceleyin.
- Aktarım raporundaki hatalı ve atlanan satırları sonuçlandırın.
Geçişi kendi listenizle değerlendirmek için üç ürün ve iki örnek cari hazırlayın. VerimVet denemesinde şablonu doldurun, açılış bakiyelerini kaydedin ve ilk satıştan sonra stok ile cari hareketini inceleyin. VerimVet deneme başvurusu