Sayımın kapsamını ve saatini belirleyin
Ana depo, muayene odasındaki dolap ve saha aracı farklı stok yerleri olarak kayıtlıysa her birini kendi listesiyle sayın. Önce hangi deponun ve hangi ürün grubunun sayılacağını belirleyin. VerimVet’te Stok sayımı ekranından Yeni Sayım Başlat seçeneğini açın, depoyu seçin ve gerekiyorsa bir kategoriyle sınırlayın. Sayım başladığında sistem miktarı, o depodaki etkin partilerin ürün bazındaki toplamı olarak kaydedilir. Hizmet kartları sayım listesine girmez.
Mümkünse sayımı satış ve mal kabulün sakin olduğu bir aralığa alın. Bu sırada stok hareketi olursa fiş numarasını, saati ve miktarı ayırın. Örneğin başlangıçta sistemde 20 adet bulunan üründen sayım sırasında 2 adet satılır ve rafta 18 adet görülürse, sayım ekranı başlangıçtaki 20’yi göstermeye devam eder. Satış zaten kayıtlardaysa iki adedi tekrar stok farkı olarak işlemek stoğu bir kez daha azaltır. Hareketleri başlangıç saatiyle güvenle eşleştiremiyorsanız sayımı iptal edip uygun bir zamanda yeniden başlatın.
Fiziksel miktarı ürün kartındaki birimle girin
Rafları sırayla dolaşın ve ürünleri barkod ya da ürün koduyla eşleştirin. Aynı ürün birden fazla raftaysa seçilen depodaki miktarları toplayın. Ürün kartı adetle tutuluyorsa adet, ml ile tutuluyorsa ml girin. Örneğin her biri 100 ml olan üç tam şişe ile açık ambalajda kaydı doğrulanmış 12,5 ml, sayım satırında 312,5 ml eder. Bu örnekteki miktarlar kurgusal stok değerleridir.
Ambalajı kutu olarak sayıp ürün kartına adet giriyorsanız kutu içeriğini etiketten doğrulayın. Stok birimi yakın zamanda değiştiyse eski sayım dosyasındaki miktarları bugünkü kayıtlarla karşılaştırmadan önce dönüşüm oranını kontrol edin.
Ürünün elinizde kalmadığını doğruladıysanız 0 yazın. Henüz bakmadığınız satırı boş bırakın. VerimVet’te boş satır sayılmamış olarak görünür, sıfır ise fiziksel sayım sonucudur. Sistemle Eşitle boş satırlara sistemdeki miktarı kopyalar. Rafta kontrol etmediğiniz ürünler için bu kısayolu kullanırsanız fark gözden kaçabilir.
Fark çıktığında hangi kayıtları incelemelisiniz?
Fark, sayılan miktardan sayım başındaki sistem miktarının çıkarılmasıyla bulunur. Negatif sonuç eksik, pozitif sonuç fazla demektir. VerimVet, miktar farkının yanında birim alış maliyeti üzerinden fark değerini de gösterir. Adet ve ml farklı birimler olduğu için miktarları tek bir toplamda birleştirmeyin.
| Ürün | Sistem | Sayılan | Fark |
|---|---|---|---|
| Örnek sıvı ürün | 325 ml | 312,5 ml | −12,5 ml |
| Flaster rulosu | 12 adet | 14 adet | +2 adet |
| Muayene eldiveni | 80 adet | 80 adet | 0 adet |
| Steril sargı | 2 adet | 0 adet | −2 adet |
Örnekte 12,5 ml eksiği için önce kullanım, satış ve ambalaj dönüşümü kayıtlarına bakın. İki fazla flaster için mal kabulü, iadeyi ve depolar arası transferi kontrol edin. Steril sargı satırında ürünü ikinci kez arayın ve depodan çıkışın başka bir fişte kayıtlı olup olmadığına bakın. Sayım farkı, bir hareketi aramaya nereden başlayacağınızı gösterir. Tek başına kaybın nedenini açıklamaz.
Parti bilgilerini ayrı kontrol edin ve farkları uygulayın
Bir ürünün toplam miktarı tutsa bile partileri birbirine karışmış olabilir. Sayım ekranında ürün toplamı karşılaştırılır. Eksik fark işlendiğinde VerimVet, seçilen depodaki mevcut partilerden son kullanma tarihi en yakın olandan başlayarak miktarı düşürür. Fazla fark için sayım düzeltme partisi açar. Rafta hangi partinin eksik veya fazla olduğunu biliyorsanız genel farkı uygulamadan önce o partinin hareketlerini, etiketini ve son kullanma tarihini ayrı doğrulayın. Son kullanma tarihi takibi rehberinde parti kontrolünü nasıl düzenleyebileceğinizi bulabilirsiniz.
Kaydet girilen miktarları saklar ve stoğu değiştirmez. Sadece sayılmayanlar ve Sadece farklılar filtreleriyle listeyi son kez kontrol edin. Ardından yetkili kullanıcı Farkları İşle dediğinde sistem sayılan satırların farklarını uygular ve sayımı kapatır. Boş satırlara düzeltme uygulanmaz. İşlemden sonra değişen ürünlerin stok hareketlerine bakın ve bir sonraki sayım için tekrar eden farkın nedenini not edin.
Depo, parti ve sayım ekranlarının birlikte nasıl çalıştığını görmek için VerimVet stok takip programını inceleyin.